Samsun Arşiv Depolama (KVKK Uyumlu)

Profesyonel Şirket Arşivi Saklama Hizmeti

Şirketlerin yasal saklama yükümlülüğü olan defter, fatura, sözleşme, personel dosyaları, müşteri kayıtları ve diğer fiziksel arşivleri için özel olarak tasarlanmış profesyonel arşiv depolama hizmeti veriyoruz. Vergi Usul Kanunu (5 yıl), SGK (10 yıl), Türk Ticaret Kanunu (10 yıl) ve KVKK kapsamında şirketlerin saklamak zorunda olduğu fiziksel evraklar, ofis içinde ciddi alan kaybına ve düzensizliğe neden olur. Kent Depo, bu yükü ortadan kaldırmak için Samsun'da kurumsal arşiv depolama hizmeti sunar.

Atakum, İlkadım, Canik, Tekkeköy ve tüm Samsun ilçelerindeki muhasebe büroları, hukuk büroları, hastaneler, mali müşavirler ve KOBİ'ler için ölçeklenebilir arşiv saklama çözümleri sunuyoruz. Klasör başına envanter, barkod takibi ve talep üzerine 24 saat içinde teslim garantili.

Arşiv Depolama Hizmetimizde Sağladıklarımız

Kent Depo arşiv depolama, sadece kutuların raflanmasından çok daha fazlasını sunar. Profesyonel bir arşiv yönetimi sistemi:

• KVKK uyumlu süreç: Kişisel veri içeren evrakların saklanması için yasal gereklilikler tam olarak karşılanır
• Yangın algılama + gazlı söndürme: Kağıt arşivlerin en büyük tehdidi yangına karşı en üst düzey koruma
• Nem ve sıcaklık kontrolü: Kağıt için ideal %45 nem, 18-22°C sabit ortam — kağıt sararması ve küflenme önlenir
• Klasör başına barkodlu envanter: Her klasörün dijital kaydı, anında konum sorgulama
• Yetkili personel erişimi: Sadece müşterinin yazılı yetkisi ile erişim, tüm erişimler log'lanır
• 24 saat içinde teslim: İhtiyaç duyduğunuz klasör veya dosya 24 saat içinde size getirilir
• Dijital kopya servisi: İstenen evrakların yüksek çözünürlüklü PDF taraması ve e-posta ile gönderimi
• Yasal süre sonunda imha: Saklama süresi dolan evrakların KVKK uyumlu güvenli imha hizmeti (sertifikalı)
• Düzenli envanter raporu: Aylık dijital envanter raporu, klasör listesi ve durum bildirimi

Yasal Saklama Süreleri ve Yükümlülükler

Türkiye'de şirketlerin saklamak zorunda olduğu evraklar ve süreleri:

• Vergi Usul Kanunu — 5 yıl: Ticari defterler, faturalar, gider belgeleri
• Türk Ticaret Kanunu — 10 yıl: Yönetim kurulu kararları, genel kurul tutanakları, ortaklar defteri
• SGK Kanunu — 10 yıl: Bordrolar, SGK bildirgeleri, işe giriş-çıkış belgeleri
• İş Kanunu — 10 yıl: Özlük dosyaları, personel sözleşmeleri, izin belgeleri
• KVKK — Veri saklama amacı boyunca: Müşteri verileri, çalışan verileri
• Sağlık alanında — 20 yıl: Hasta dosyaları, tıbbi kayıtlar
• Hukuk büroları — 10 yıl: Dava dosyaları (dava türüne göre değişebilir)

Bu sürelerin tamamı boyunca evraklarınızı ofiste tutmak ciddi alan ve düzen sorununa yol açar. Kent Depo arşivi, bu yükümlülüğü güvenli ve ekonomik şekilde yerine getirmenizi sağlar.

Hangi Sektörler İçin Uygundur?

Kent Depo arşiv hizmeti, fiziksel evrak yoğunluğu yüksek olan tüm sektörler için tasarlanmıştır:

• Muhasebe ofisleri & SMMM'ler: Müşteri firma evrakları, defter, fatura, beyanname arşivleri
• Hukuk büroları: Dava dosyaları, müvekkil evrakları, sözleşmeler
• Hastane ve klinikler: Hasta dosyaları, tıbbi kayıtlar, ameliyat raporları
• Bankalar ve finans kurumları: Müşteri kredi dosyaları, sözleşmeler
• Sigorta acenteleri: Poliçe arşivi, hasar dosyaları
• İnşaat ve mimari ofisler: Proje arşivi, ruhsat ve teknik çizimler
• Kamu kurumları: KVKK uyumlu vatandaş dosyaları (özel sözleşme ile)
• E-ticaret firmaları: Sipariş, iade, müşteri kayıtları (basılı kısımlar)

Arşiv Depolama Fiyatları (Klasör/Kutu Bazlı)

Arşiv depolama fiyatları klasör veya standart arşiv kutusu sayısına göre belirlenir:

• Standart arşiv kutusu (25x35x30 cm): Aylık 25 TL/kutu
• Geniş arşiv kutusu (35x45x35 cm): Aylık 40 TL/kutu
• Geniş klasör (büyük boy): Aylık 15 TL/klasör
• A4 standart klasör: Aylık 10 TL/klasör

Hacim indirimleri: 100 kutu üzeri %15, 500 kutu üzeri %25, 1.000 kutu üzeri %35 indirim. Yıllık ödemeli sözleşmelerde ek %10 indirim.

Ek ücretsiz hizmetler: İlk yıl envanter kurulumu, ilk 3 klasör alma-getirme talebi, KVKK uyumluluk denetimi, aylık envanter raporu.

Arşiv Yönetiminde Ek Hizmetler

Sadece saklama değil, arşivinizin yaşam döngüsünü baştan sona yöneten ek hizmetlerimiz:

• Arşiv tarama & dijitalleştirme: Fiziksel evraklarınızı yüksek çözünürlüklü PDF formatına çevirme
• Kurye servisi: Talep edilen klasörlerin ofisinize getirilmesi (Samsun içi)
• İmha hizmeti: Yasal süre dolan evrakların sertifikalı güvenli imhası (KVKK uyumlu)
• Dijital arşiv platformu: Web tabanlı envanter sorgulama paneli (kurumsal pakette)
• OCR (yazı tanıma): Taranan evrakların aranabilir hale getirilmesi
• Arşiv danışmanlığı: Şirket arşiv prosedürünün KVKK ve yasal uyum açısından denetlenmesi

KVKK Uyumlu Arşiv Saklamada Profesyonel Garantilerimiz

Kent Depo arşiv depolama hizmetinde uyguladığımız KVKK uyumluluk denetimi, sektörde bağımsız denetim firmaları tarafından her 6 ayda bir yenilenir. Kişisel veri içeren evraklarınız ayrı kilitli alanda saklanır; sadece yazılı yetkisi olan kişiler erişebilir, tüm erişimler log'lanır.

Yangın güvenliği için FM-200 gazlı söndürme sistemimiz arşiv için kritik avantajdır — suyla söndürme yerine gaz kullandığımız için kağıt evraklarınız ıslanma riski taşımaz. Anti-yangın sertifikalı raflar 60 dakika yangına dayanır; bu süre itfaiye müdahalesi için yeterlidir.

Yasal saklama süresi (5-10 yıl) sonunda sertifikalı imha hizmetimiz uygulanır. Cross-cut shredding (çapraz kesim) makineleriyle evraklar geri dönüşümsüz imha edilir, müşteriye KVKK uyumlu imha sertifikası sunulur. İsteğe bağlı olarak müşteri imha sürecini bizzat gözlemleyebilir.

Sık Sorulan Sorular